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上海第二工业大学采购管理办法(修订)(沪二工大资〔2021〕24号)
发布日期:2021-03-11 08:21:22   发布人:资产与实验室管理处

  第一章 总 则

  第一条 为进一步加强学校采购活动的监督与管理,规范采购行为,提高采购资金的使用效益,维护国家和学校的合法权益,防范采购风险,促进廉政建设,依据《中华人民共和国招标投标法》(中华人民共和国主席令21号)、《中华人民共和国招标投标法实施条例》(国务院令613号)、《中华人民共和国政府采购法》(中华人民共和国主席令68号)、《中华人民共和国政府采购法实施条例》(国务院令658号)、《上海市政府采购实施办法》(沪府令65号)等法律法规,结合学校实际,制定本办法。

  第二条 本办法所称采购,是指使用纳入学校预算管理的资金进行的,有偿取得货物、服务与工程的行为,包括购买、租赁、委托、雇佣等。

  本办法所称货物,是指各种形态和种类的物品,主要包括仪器设备、办公物资、实验材料、教材、数字产品等。

  本办法所称工程,是指建设工程及与工程建设有关的货物和服务,主要包括对房屋及附属设施和公共设施实施的新建、改建、修缮、装修等,与工程建设相关的设备材料,与工程建设相关的勘察、设计、施工、监理等。

  本办法所称服务,是指除货物与工程以外的其他采购对象,主要包括保险、审计、法律、物业管理、咨询、维保等。

  第三条 学校采购工作遵循公开透明、公平竞争、公正和诚实信用的原则。

  第四条 学校各二级教学、科研单位,机关、直属各部门应根据教学、科研及管理等工作需要,加强采购计划和预算管理,科学、准确地编制采购计划和采购预算,压缩采购批次,降低采购成本,提高采购效率,杜绝无计划采购、超预算采购及采购内容与预算申报不相符等违规采购行为的发生。

  第五条 学校采购工作由项目立项审核、预算经费编制、采购计划制定、采购招标组织、采购计划实施、采购项目验收、资产入库与经费报销等多个管理环节组成。项目负责人、项目负责人所在部门(以下简称“使用部门”)、经费管理部门、审计处、财务处、资产与实验室管理处等部门,根据管理职责,实行分级管理制,对各环节的管理工作负责。

  第六条 学校各类采购项目预算经费一经下达,任何部门、个人不得随意变更,并严格按照项目申报及预算批复等要求执行。

  第二章 采购组织形式及限额标准

  第七条 学校采购分为政府采购与非政府采购,其中非政府采购分为校级采购与部门采购。

  第八条 政府采购是指使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。

  政府采购分为集市采购、集中采购与分散采购,其中集市采购由招标管理办公室牵头组织实施,集中采购由招标管理办公室根据政府采购管理要求配合组织实施,分散采购由招标管理办公室委托招标代理机构组织实施。

  符合以下条件之一的采购项目,属于政府采购:

  (一)在政府集中采购目录内的;

  (二)货物、服务与工程采购项目金额在100万元(含)以上的。

  符合以下条件之一的采购项目,应采用公开招标方式:

  (一) 货物与服务类采购项目金额达到400万元(含)以上的;

  (二)工程类采购项目公开招标限额标准:

  1.施工单项合同估算价在400万元(含)以上;

  2.重要设备、材料等货物的采购,单项合同估算价在200万元(含)以上;

  3.勘察、设计、监理等服务的采购,单项合同估算价在100万元(含)以上。

  第九条 校级采购是指采购项目在政府集中采购目录外,采购金额达到校级采购限额标准,由招标管理办公室牵头组织实施或由招标管理办公室委托招标代理机构组织实施的采购活动。

  符合以下条件之一的,属于校级采购:

  (一)货物与服务类采购项目金额在10万元(含)以上,100万元以下的;

  (二)工程类采购项目金额在50万元(含)以上,100万元以下的;

  (三)经招标工作领导小组审议认定的其他特殊情况。

  第十条 部门采购是指采购项目在政府集中采购目录外,货物与服务类采购项目金额在10万元以下,工程类采购项目金额在50万元以下,由经费管理部门负责组织实施的采购活动。

  第三章 组织机构及职责

  第十一条 学校在后勤保障工作委员会下设招标工作领导小组,负责研究决定采购工作的重大事项。招标工作领导小组组长由分管资产的校领导担任,成员由发展规划处、审计处、财务处、教务处、科研处、信息化办公室、后勤保障处、基建处、资产与实验室管理处的负责人组成,对学校采购工作实行统一领导与监督,其主要职责有:

  (一)对学校采购工作进行全面指导与监督;

  (二)审定学校各类采购管理制度;

  (三)研究审定重大、复杂项目的采购实施方案;

  (四)对采购过程中的违规行为进行认定,并提出处理意见。

  第十二条 招标工作领导小组下设招标管理办公室,作为学校采购工作的常设机构。招标管理办公室主要职责有:

  (一)贯彻落实和宣传国家、地方及上级主管部门与采购工作有关的法律法规及政策;

  (二)负责起草并贯彻学校采购有关的管理制度;

  (三)受理采购申请,确定采购组织形式和采购方式; 

  (四)牵头组织实施“政府采购”与“校级采购”项目;

  (五)负责指导 “部门采购”的组织实施;

  (六)牵头组织进口设备采购所需的论证及相关申报工作;

  (七)负责采购代理机构的组织管理;

  (八)负责审核货物与服务类采购合同商务条款内容;

  (九)负责受理各类采购投诉;

  (十)负责货物与服务类采购项目的归档管理工作;

  (十一)负责学校采购信息系统的建设和管理工作;

  (十二)完成招标工作领导小组交办的其他工作。

  第十三条 经费管理部门是采购项目预算执行、经费管理、项目建设等工作的责任管理部门,其主要职责有:

  (一)根据采购管理工作需要,建立与采购工作有关的内控管理机制;

  (二)负责对项目负责人所承担采购项目的建设内容、建设标准、建设质量、建设成效及预算经费使用等进行审核与监督管理;

  (三)负责对需进行调整、变更采购项目的合理性、必要性与可行性进行审核;

  (四)负责牵头组织实施“部门采购”项目;

  (五)负责采购合同的审核,监督采购合同的履约等工作;

  (六)负责预算经费的使用管理,监督预算经费的执行进度,做好采购项目实施过程中的沟通协调及日常管理工作。

  第十四条 使用部门是采购项目建成后的最终使用与管理部门,其主要职责有:

  (一)配合项目负责人做好采购项目前期市场调研、立项申请和预算申报等工作;

  (二)负责为采购项目的建设提供必要的场地、人员等保障条件,并做好项目实施过程中的配合与协调工作;

  (三)负责采购合同的审核,监督采购合同的履行,参与采购合同纠纷的处理等;

  (四)负责组织采购项目的验收工作;

  (五)负责对部门采购项目进行监督。

  第十五条 项目负责人是采购项目的直接责任主体,其主要职责有:

  (一)负责做好采购项目的立项申请、预算申报等工作;

  (二)负责采购需求文件的编制及采购项目的申报工作;

  (三)具体负责采购项目的实施与管理,对采购项目的建设内容、建设质量、建设成效、项目验收、经费使用等负责;

  (四)负责采购合同技术部分的审核及确认工作;

  (五)负责监督采购合同的履行情况;

  (六)配合采购项目的验收工作,并做好与采购项目有关的档案材料收集与报送归档工作;

  (七)负责采购项目的资产入库与报销等工作;

  (八)负责做好项目合同保证金的催缴与到期退还工作;

  (九)对所负责采购项目的质量承担最终责任。

  第十六条 财务处是学校采购预算批复及报销审核的归口管理部门,其主要职责有:

  (一)编制采购预算,落实采购经费,确定经费属性;

  (二)负责向上级财务主管部门申请政府采购项目编号并协调相关事宜;

  (三)按照财务管理制度,做好采购项目预算经费的管理与支付审核等工作;

  (四)负责按合同约定形式收取与退还保证金;

  (五)做好各类采购项目的财务汇总、统计与上报。

  第十七条 后勤保障处、基建处是工程类采购项目的归口实施管理部门,其主要职责有:

  (一)负责各类修缮、基建项目的统筹管理工作;

  (二)负责制定与工程类项目采购有关的内控管理制度;

  (三)负责工程类采购项目的报建、备案等工作;

  (四)负责组织实施工程类“部门采购”项目;

  (五)负责组织工程类采购项目的验收工作;

  (六)负责工程类采购项目的合同审核与归档工作。

  第十八条 学校纪委监察部门、审计处对学校采购工作的组织与管理的全过程进行监督。审计处负责对相关采购项目进行审计。

  第四章 采购申请与审批

  第十九条 学校采购项目应同时具备以下条件,方可实施采购:

  1.采购项目申报计划已获批准;

  2.采购项目预算经费已落实到位,采购经费的使用范围及操作方式已明确;

  3.采购项目实施的负责人、经费管理部门、建成后的使用管理部门等已确定;

  4.采购项目所必需的场地、资产保管员等已经全部落实。

  第二十条 提交采购申请

  按照学校相关规定必须签订合同的采购项目,应由项目负责人提交采购申请。

  采购项目涉及大型仪器设备采购的,项目负责人应先完成《上海第二工业大学购置大型精密仪器设备审批表》,《上海第二工业大学申购大型精密仪器设备可行性论证报告》等填报工作,审核通过后,再实施采购。

  采购项目涉及进口设备采购的,项目负责人应向招标管理办公室提交《进口设备论证申请表》等材料,由招标管理办公室向上级主管部门申报获批后,再实施采购。

  工程类采购项目涉及需要报建的,由归口实施管理部门根据国家和地方法律法规与相关文件精神,向上级主管部门提出申报,获批后再实施采购。

  需要意向公开的政府采购项目,在提交采购申请前应完成政府采购意向公开工作。

  其他需要履行报批手续的采购项目,在提交采购申请前应完成相关申报手续。

  第二十一条 采购项目审批

  (一)审批流程

  1.“政府采购”与“校级采购”项目,经使用部门、经费管理部门审核通过后,由招标管理办公室根据项目情况确认采购组织形式与采购方式后,方可组织实施。采购金额达到50万元(含)以上的采购项目,还需经费管理部门分管校领导审核。

  2.“部门采购”项目,经使用部门、经费管理部门审核后,方可组织实施。

  (二)审批要求

  1.使用部门应对采购项目建设是否具备建设条件,是否满足使用需要,是否存在安全隐患等事项进行审核。

  2.经费管理部门应对项目负责人制定的采购计划、建设内容、验收标准、建设成效、付款方式等方面的规范性、合理性、有效性进行审核,并确保采购项目严格按照法律法规及学校的管理制度执行,杜绝以规避政府采购、招标等为目的的拆分项目行为。

  第二十二条 对于因不可预见的紧急情况发生的突发水、电、通讯、道路、燃气等设备、设施及实验设备故障的抢修等;突发自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、校园安全等事件的应急处置等;其它因执行国家以及上海市政策、文件、指令而发生的紧急采购事项,归口管理部门在报请分管校领导同意后即可实施采购。采购项目完成后,相关采购资料交招标管理办公室存档备案。

  第五章 采购方式及适用范围

  第二十三条 学校采用的采购方式包括招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源、协议采购、比选采购、定向采购等。其中招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源参照政府采购方式要求执行;协议采购、比选采购、定向采购是部门采购采用的采购方式。

  第二十四条 招标分为公开招标与邀请招标。

  (一)公开招标是指以发布招标公告的方式邀请不特定的潜在供应商参加投标的采购方式。

  (二)邀请招标,是指以投标邀请书的方式邀请特定的潜在供应商参加投标的采购方式。符合下列情形之一的,可以采用邀请招标方式:

  1.项目具有特殊性,只能从有限范围的供应商处采购的;

  2.采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。

  第二十五条 竞争性谈判,是指以发布竞争性谈判公告的方式,与符合资格条件的三家及以上供应商就货物、工程和服务进行谈判,从而确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的,可以采用竞争性谈判方式:

  (一)招标后没有供应商投标或者没有合格标的,或者重新招标未能成立的;

  (二)技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;

  (三)非采购人所能预见或者非采购人拖延造成的原因造成采用招标所需时间不能满足使用部门紧急需要的;

  (四)因采购艺术品或者因专利、专有技术或者因服务的时间、数量事先不能确定等导致不能事先计算出价格总额的。

  第二十六条 竞争性磋商,是指以发布竞争性磋商公告的方式,通过组建竞争性磋商小组与符合条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行磋商,供应商按照磋商文件的要求提交响应文件和报价,采购人从磋商小组评审后提出的候选供应商名单中确定成交供应商的采购方式。

  符合下列情形之一的,可以采用竞争性磋商方式:

  (一)购买服务项目;

  (二)技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;

  (三)因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的;

  (四)市场竞争不充分的科研项目,以及需要扶持的科技成果转化项目;

  (五)按照招标投标法及其实施条例必须进行招标的工程建设项目以外的工程建设项目。

  第二十七 条询价,是指以发布询价公告方式,对不少于三家符合相应资格条件的供应商提供的报价、质量、服务等进行比较后,确定成交供应商的采购方式。

  采购规格、标准统一,市场现货货源充足且价格变化幅度较小的项目适用询价采购。

  第二十八条 单一来源采购,是指从某一特定供应商处采购货物、服务和工程的采购方式。

  第二十九条 协议采购

  协议采购是指通过招标方式确定入围供货商,在协议有效期内,可通过直接选定或通过比选等方式确定供应商的采购方式。

  对于校内日常采购频繁、采购需求明确、技术标准相对统一、风险可控的货物、服务及工程类采购项目,可以实行协议采购。

  第三十条 比选采购

  比选采购是指向不少于三家符合资格条件的供应商发出比选要求,根据符合采购需求、质量有保障、服务响应及时且报价最低的原则确定供应商的采购方式。

  第三十一条 定向采购

  定向采购是指采购内容具有唯一性,不能通过比选方式满足采购需求的,可通过与该供应商谈判的方式确定成交金额的采购方式。

  第三十二条 因性质特殊无法适用以上采购方式的项目,由招标管理办公室报招标工作领导小组审议决定。

  第三十三条 对于学校各类具有延续性的非政府采购服务类项目,如维修、保养、维护等项目可根据管理需要,采用一次采购、多年沿用、合同一年一签的方式实施。项目累计金额需在政府采购限额标准以下,沿用期限不超过三年,期满后,应重新组织采购。在上一年度合同到期前,一般应对供应商进行年度考核,经考核通过,可续签下一年度合同;若考核未通过,则不再续签合同,应重新组织采购。

  第六章 采购程序

  第三十四条 采用公开招标或邀请招标方式采购的,一般按以下流程进行:

  (一)编制招标文件。招标管理办公室根据项目负责人提交的采购需求,会同招标代理机构编制招标文件,技术条款内容由项目负责人负责确认。

  (二)发布招标公告。公告期自招标文件发出之日起不少于5个工作日。自招标文件开始发出之日起至供应商提交首次响应文件截止之日止不少于20日。

  (三)开标、评标、定标

  招标代理机构按招标要求的规定程序进行开标、评标、定标,推荐中标候选供应商。

  (四)中标结果公示,公示期不少于1个工作日。

  1.公示期满无异议的,由招标代理机构向中标供应商发出中标通知书;

  2.若出现对评标工作及定标结果有异议的,由招标管理办公室根据相关工作要求处理。

  第三十五条 采用竞争性谈判方式采购的,一般按以下流程进行:

  (一)制定竞争性谈判文件。谈判文件应明确供应商资格条件、谈判程序、报价要求、评定成交的标准等。谈判文件发出之日起至供应商提交首次响应文件截止之日不得少于3个工作日。

  (二)成立竞争性谈判小组。一般由校方代表和评审专家三人及以上单数组成。

  (三)确定邀请参加竞争性谈判的供应商名单。

  (四)竞争性谈判。谈判小组与供应商分别进行谈判。

  (五)确定成交供应商。谈判结束后,谈判小组根据谈判情况以及最终报价,推荐成交候选人,并编写评审报告。

  (六)发布成交结果公示,公示期不少于1个工作日。

  第三十六条 采用竞争性磋商方式采购的,一般按以下流程进行:

  (一)制定竞争性磋商文件。磋商文件应明确供应商资格条件、评审程序、报价要求、评定成交的标准、合同等。磋商文件发出之日起至供应商提交首次响应文件截止之日止不少于10日。

  (二)成立竞争性磋商小组。一般由校方代表和评审专家三人及以上单数组成。

  (三)确定邀请参加竞争性磋商的供应商名单。

  (四)磋商。磋商小组与供应商分别进行磋商。

  (五)确定成交供应商。经磋商确定最终采购需求和提交最后报价的供应商后,由磋商小组采用综合评分法推荐成交候选供应商,并编写评审报告。

  (六)发布成交结果公示,公示期不少于1个工作日

  第三十七条 采用询价方式采购的,一般按以下流程进行:

  (一)编制询价文件。从询价文件发出之日起至供应商提交首次响应文件截止之日止不少于3个工作日。

  (二)成立询价小组。询价小组一般由校方代表和专家三人及以上单数组成。

  (三)确定成交供应商。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商,并编写评审报告。

  (四)发布成交结果公示,公示期不少于1个工作日。

  第三十八条 采用单一来源方式采购的,一般按以下流程进行:

  (一)经批准采用单一来源方式采购的,由招标管理办公室委托招标代理机构组织实施。

  (二)发布单一来源公示。委托招标代理机构在指定平台进行公示,公示期不少于5个工作日。

  (三)成立评审小组。评审小组一般由校方代表和专家三人及以上单数组成。

  (四)公示期期满无异议,由招标代理机构组织评审小组与供应商进行谈判。

  (五)发布成交结果公示,公示期不少于1个工作日。

  第三十九条 政府采购采用集市采购方式采购的,一般按以下流程进行:

  (一)项目负责人在上海政府采购网的电子集市栏目中,选择所需货物的品牌、型号;

  (二)招标管理办公室选择供应商,生成集市采购电子合同;

  (三)集市采购项目金额达到10万元(含)以上的,由招标管理办公室根据采购需求,会同与项目使用管理有关部门审核后,确定成交供应商。

  第四十条 政府采购采用集中采购方式采购的,一般按以下流程进行:

  (一)招标管理办公室将采购项目需求委托给上海市政府采购中心(以下简称“采购中心”)。

  (二)采购项目金额未达到公开招标限额标准的,由招标管理办公室根据采购需求,会同与项目使用管理有关部门推荐不少于3家的货物或服务供应商,委托采购中心组织实施并确定成交供应商。

   (三)采购项目金额达到或超过公开招标限额标准的,由采购中心按照公开招标的采购方式组织实施。

  第七章 合同管理与履约验收

  第四十一条 凡使用学校管理资金进行采购,且采购金额达到2万元(含)以上的项目,必须签订采购合同。对外签订的采购合同,原则上应使用招标管理办公室制定的格式合同。

  第四十二条 学校采购合同实行网上会签制,项目负责人提交采购合同会签申请后,经使用部门、经费管理部门等部门审核后,方可签订采购合同。审签记录由系统保存,审签人应对审签内容负责。

  货物与服务类采购合同由招标管理办公室负责归档管理;工程类采购合同由后勤保障处或基建处负责归档管理。

  第四十三条 进口设备采购合同由招标管理办公室委托有资质的外贸代理公司负责签订。

  第四十四条 货物与服务类采购项目验收工作由使用部门具体负责,工程类项目验收工作由后勤保障处或基建处具体负责。验收部门应根据采购项目的复杂程度及采购金额,成立项目验收小组,按照采购合同约定对供应商的履约情况、项目质量等进行全面验收。

  第八章 工作纪律与监督

  第四十五条 校内采购实施过程中,任何部门和个人不得以任何形式、任何理由规避学校采购管理制度。

  项目负责人在一个财政年度内,将一个预算项目下的同一品目或者类别的货物、服务与工程项目,以化整为零方式多次采购,累计金额达到或超过政府采购限额标准的,属于规避政府采购;累计金额达到或超过学校采购限额标准的,属于规避校级采购。

  项目负责人在一个财政年度内,将一个预算项目下的同一品目或者类别的货物、服务与工程项目,采用非公开招标方式多次采购,累计金额达到或超过公开招标数额标准的,属于以化整为零方式规避公开招标。采购预算批复同意,或采购项目预算调整,或经批准采用公开招标以外方式采购的采购项目除外。

  第四十六条 学校各职能部门应当按照国家、地方和学校有关采购工作的法律法规及管理要求,建立健全采购内控制度,在编制采购预算和制定计划、确定采购需求、组织采购活动、履约验收、答复询问质疑、配合投诉处理及监督检查等重点环节加强内部控制管理。

  第四十七条 学校采购工作接受学校师生的监督检查,但禁止任何人员以任何方式非法干涉采购活动。

  第四十八条 采购工作严格实行回避制度。在采购活动中,所有相关人员与供应商有利害关系的,必须主动申请回避;供应商认为相关人员与其他供应商有利害关系的,可以申请其回避。

  第四十九条 采购工作相关部门应当建立健全内部监督制约的管理制度,明确采购活动的决策和执行程序,形成相互监督、相互制约的工作机制。

  第五十条 所有参与采购活动的工作人员均应严格遵守国家相关法律法规,严格按照规定的权限、程序开展工作,做到坚持原则、廉洁自律、保守秘密,主动接受监督,不得向供应商索要或者接受其给予的赠品、回扣或者与采购无关的其他商品、服务。学校派出的评审校方代表应遵守评审工作纪律,公平、公正做好评审工作。

  第五十一条 所有参与采购活动的工作人员在采购活动中违反本办法,构成违纪的,由学校根据相关文件规定进行处理;涉嫌犯罪的,移送司法机关按有关法律法规追究法律责任。

  第九章 附 则

  第五十二条 本办法未尽事项,按国家和地方法律法规执行。学校现有管理制度与本办法冲突的,以本办法为准。科研项目采购按照《上海第二工业大学科研项目采购管理实施细则》执行。

  第五十三条 本办法自发布之日起施行,原《上海第二工业大学采购管理办法(试行)》(沪二工大资〔2019〕72号)同时废止。

  第五十四条 本办法由资产与实验室管理处负责解释。

   

  附件1:上海第二工业大学采购组织形式及限额标准

  附件2:上海第二工业大学采购流程图

   

  上海第二工业大学

2021年3月9日
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