一、固定资产入库标准

　　（一）使用期限超过一年，单位价值在1000元及以上（其中专用设备单位价值在1500元及以上），能独立使用，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产；

　　（二）单位价值虽未达到规定标准，但耐用时间在一年及以上的大批同类物资；

　　（三）以及其他需要按照固定资产实施管理的。

　　二、低值材料入库标准

　　材料：指金属、非金属的各种原材料、燃料、化工原料及试剂、建筑材料等。

　　低值品：原则上指单位价值在500元及以上，未达到固定资产标准，耐用期在一年以上，又不属于材料范围的用具设备，如低值仪器仪表、工具量具、科教器具、文艺、体育用品等。但是对办公家具、电器等设备，如果单位价值未达到规定标准，也应根据实际情况纳入低值品进行统一管理。

　　三、如何填写入库单？

　　达到固定资产标准的，填写固定资产入库单；达到低值材料标准的，填写低值材料入库单。自购的可通过资产系统内选择不同的入口进行填写，非自购的在资产系统内会出现相应的待办事项。

　　四、填写固定资产入库单注意事项

　　1.资产名称填写要求：应为该设备的中文名称；应以仪器设备铭牌或标签上的仪器设备名称为填写标准；仪器设备名称前不需要加品牌；一些常用的仪器设备按统一名称填写，如电脑分为便携式计算机、微型电子计算机等。

　　2.单价填写要求：应根据发票内容如实填写。如果是成批设备开在一张发票上，要折算出设备的单价后再进行填写；如果购买时有折扣，应将折扣部分减掉后的单价进行填写；如发票上显示的是外币，则要根据实时汇率折算成人民币价格后填入。

　　3.型号填写要求：以仪器设备铭牌或标签上的型号为填写标准。

　　4.规格指设备的主要技术参数指标，一般以厂家铭牌数据为准，也可以按照说明书或根据该仪器设备的用途选择填写主要指标。如台式机计算机的规格应标注CPU型号、内存、硬盘、显示屏尺寸，示例：i7-6500U/8G/1T/23寸。

　　5.供应商指出售该设备的公司名，以开具的设备购置发票上的盖章单位为准。

　　6.发票日期指发票上的开票日期。

　　7.出厂日期指设备合格证上的日期，若无请与发票日期保持一致。

　　8.发票号填写要求：发票号为发票右上角的8位数号码；如果同一台仪器设备开具多张连号限额发票的，发票号以“45123110/11/12/13”的格式输入；开具非连号多张发票需填写每张发票完整的发票号，两张发票间用“，”隔开。

　　9.存放地点需按资产实际存放使用地点，填写格式：××楼—××号，如“15号楼201号”。

　　10.上传设备照片与发票照片，照片需清晰可辨认。设备照片必须体现设备实物整体全景，有仪器铭牌的可一并上传。不可以上传未拆包装的设备照片、仅有设备局部的照片或互联网上的截图照片等，不符合要求的照片将审核不通过。若为一批同样的设备，仅需上传一个设备的照片。

　　货物类合同分期支付的，在办理资产入库时需上传所有发票（包括首付款发票）。

　　五、购买的成套设备如何入库？

　　购置的成套设备由多个设备组成（或多个配套设备和组件）构成，在资产入库单页面“数量”一栏中只须填写实际购买套数，“金额”一栏为实际购买套数的总金额。购置的成套设备除填写主页面内容，还须在“备注”一栏中简要说明成套设备是由哪些内容组成。

　　六、服务类项目是否需要入库？

　　入库只限于货物类资产，服务类项目不需要入库。服务类项目包括：购买数字资源库使用权、培训、会议、维修、运维等。海报、背景板、标签制作费等属于服务类，不需要入库。

　　七、数据库、软件的入库标准

　　若明确为数据库使用费、服务费的，且有效年限为一年（含一年）的不计入资产，不需要入库。系统或软件为硬件不可分割的一部分的仍按固定资产入库。

　　定制开发的软件属于无形资产，必须办理入库。

　　八、发票金额与实际支付金额不一致时，如何填写入库单？

　　填写入库单时，资产价格应根据实际支付价格进行填写，如购买三个墨盒每个价格是320元，共960元，支付时优惠5元，实际支付955元。填写入库单时，在规格中填写“3*318.333”，数量填“1”，单位填“批”，单价填“955”。

　　九、入库单经费编号需变更，如何操作？

　　已进入流程的入库单经费编号不能在系统上进行变更，如需变更，请在纸质版入库单上将原经费编号划掉，填写新经费编号，并请经费负责人签字。

　　十、从多家供应商处购买物品是否可以合并填写入库单？

　　若支付方式均是通过公务卡支付的，则可以合并填单。如涉及银行转账的，必须一家供应商对应一张入库单。

　　十一、横向项目协议明确资产不属于学校的是否办理入库？

　　不需要办理入库。根据科研处及财务报销要求，持相关材料到财务处办理报销，无需履行入库手续。

　　十二、捐赠资产是否需要入库？

　　凡国内外单位、个人向学校捐助、赠送的仪器设备都需纳入固定资产管理，需要履行入库手续。捐赠资产需通过签订合同方式，明确捐赠资产的价格，根据合同入库。

　　十三、入库单如何打印？

　　入库单在菜单“状态查询”中，通过点击单号可查看单据审批流程情况，如果单据状态为“已记账未入库”则可以点击右侧打印按钮在线打印。

　　十四、资产不能使用，应如何处理？

　　若资产不能正常使用，不能随意丢弃处置。若在质量保修期内，可联系供应商修理。若属于办公设备（电脑、打印机、复印机）可联系学校电脑维修运维工作人员现场查看；若属于实验室设备，可与实验室管理科联系。

　　十五、资产报废条件

　　报废资产必须达到报废年限，并经鉴定小组鉴定，符合以下条件之一的，即被认为达到报废要求：

　　1.因技术落后、精度和技术指标不能满足工作要求的； 

　　2.虽能修复但维修费用接近或达到同类新产品价格的；

　　3.严重损坏，无法修复或无修复价值的;

　　4.符合国家和地方有关强制报废条件的，不受报废年限的限定。

　　十六、资产报废处置要求

　　经学校审核同意报废的固定资产，在未完成处置审批前，不得随意丢弃、任意堆放，不得擅自拆解或拆换配件，应保持资产完整，如空调应包括内机与外机，台式电脑应包括主机与显示器。

　　十七、资产标签应如何粘贴？

　　资产标签的粘贴应根据资产实物形态，做到粘贴位置醒目、端正、美观；粘贴标签前，应对粘贴位置做去污渍处理，确保粘贴后标签牢固；设备标签粘贴位置应在设备醒目且便于检查、不易磨损的部位上。详见学校固定资产标签管理规范。

　　十八、办公打印纸、硒鼓是否可以自购？

　　根据上海市财政局《上海市政府集中采购目录及标准（2021年版）》通知要求，办公用纸（白色A3/A4）属于政采目录内，不能自购；硒鼓不属于政采目录内，可以自购。

　　十九、购买大型仪器设备需要注意什么？

　　大型仪器设备进校后应组织验收，开箱验收需提前联系资产处参与。大型仪器设备在办理入库时，需准备以下材料：《可行性论证报告》、《购置大型精密仪器设备审批表》、《大型精密仪器设备履历书》、《大型精密仪器设备验收报告》、合同复印件、设备说明书等材料交至资产处。

　　二十、验收如何办理？

　　签订合同的采购项目，在货物进校后应组织验收。目前系统已实现验收线上审批，在系统上选择验收小组成员，经审批流程通过后，可线上打印验收单。